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Conteos de inventario

El conteo físico es el proceso formal para comparar lo que dice el sistema contra lo que realmente hay en el almacén. A diferencia del ajuste individual, el conteo maneja muchos insumos a la vez y separa responsabilidades: una persona cuenta, otra (un supervisor) aprueba, y solo entonces los ajustes impactan el inventario.

¿Conteo de insumos o conteo de botellas?

Esta página cubre el conteo de insumos. Para el inventario físico del bar, donde se mide el contenido en mililitros de cada botella, consulta Conteos de botellas.

Ciclo de vida de un conteo

Estado Significado Qué sigue
En Proceso (cian) Se están capturando las cantidades físicas Terminar la captura y Completar
Completado (amarillo) Captura terminada; las diferencias están listas para revisión Aprobar o Cancelar
Aprobado (azul) Un supervisor validó las diferencias Aplicar Ajustes
Aplicado (verde) Los ajustes ya impactaron el inventario Nada — ciclo cerrado
Cancelado (rojo) Anulado con motivo Nada — es definitivo

Lista de conteos

  • Ruta: /inventario/conteos
  • Quién la usa: gerente, encargado de almacén; la aprobación suele hacerla un supervisor.

Lista de conteos de inventario con diferencias y estados

Elementos de la pantalla

  • Botón Nuevo Conteo.
  • Filtros: búsqueda por folio, Almacén, Estado (En Proceso / Completado / Aprobado / Aplicado / Cancelado), Fecha desde/hasta y botón para limpiar filtros.
  • Paginación.

Columnas de la tabla

Columna Qué es
Folio Enlace al detalle del conteo
Almacén Almacén contado
Fecha Fecha del conteo
Realizado Por Quién capturó
Insumos Total de insumos incluidos
Diferencias Badge amarillo si hay insumos con diferencia; "0" verde si no
Valor Diferencia En $: rojo si es negativo (faltante), verde si es positivo (sobrante)
Estado Badge de estado, con una ✔ verde adicional si los ajustes ya se aplicaron
Acciones 👁 Ver detalle; si está En Proceso, ✏ continuar el conteo

Nuevo conteo

  • Ruta: /inventario/conteos/nuevo

Campos

Campo Qué es Obligatorio
Almacén Almacén a contar Sí
Fecha del Conteo Fecha en que se realiza Sí
Concepto Ej. "Conteo mensual", "Auditoría" No
Notas Observaciones No

Insumos a Incluir: la casilla "Incluir todos los insumos del almacén" viene marcada por defecto. Si la desmarcas, aparece un listado con buscador para palomear insumos específicos, con un contador de seleccionados — útil para conteos cíclicos de una sola categoría.

Los paneles laterales explican qué ocurre al crear un conteo (se capturan las cantidades del sistema, se registran las físicas, se calculan diferencias, se aprueba y se aplican los ajustes) y muestran el flujo del conteo en 4 pasos numerados.

Botones Crear Conteo y Cancelar. Al crear, el sistema navega directo a la pantalla de captura.

Las cantidades del sistema se congelan al crear el conteo

En el momento de crear el conteo, el sistema toma una "fotografía" de las existencias teóricas. Si alguien registra entradas o salidas mientras cuentas, las diferencias saldrán distorsionadas. Lo ideal es contar sin operar el almacén al mismo tiempo (al cierre o antes de abrir).

Capturar el conteo

  • Ruta: /inventario/conteos/{Id}/contar
  • Propósito: registrar la cantidad física de cada insumo incluido en el conteo.

Elementos de la pantalla

  • Encabezado con folio, almacén y fecha; botones Completar Conteo (solo se habilita cuando todos los insumos han sido contados) y Ver Detalle.
  • Si el conteo ya no está En Proceso, aparece el aviso "Este conteo no está en proceso. Estado actual: ..." y la captura se bloquea.
  • Cuatro tarjetas de progreso: Total Insumos, Contados (verde), Pendientes (amarillo) y Con Diferencia (rojo si hay).
  • Filtros de la tabla: Todos / Solo Pendientes / Solo Contados / Con Diferencia, más un buscador por texto.

Columnas de la tabla de captura

Columna Qué es
✔/○ Contado o pendiente
Código Código del insumo
Insumo Nombre
Unidad Unidad de medida
Sistema Cantidad teórica congelada al crear el conteo
Cantidad Física Botón ✏ que activa una caja de edición en línea: confirma con ✔ o Enter, cancela con ✖ o Escape. El valor propuesto inicial es la cantidad del sistema
Diferencia Verde (+) o rojo (−)
Valor Dif. Diferencia valuada en $
💬 Icono si el renglón tiene notas

Los renglones contados sin diferencia se pintan verdes; los contados con diferencia, amarillos. Los pendientes aparecen primero en la lista.

Flujo de captura

  1. Recorre insumo por insumo capturando la cantidad física (Enter guarda y pasa rápido al siguiente).
  2. Usa los filtros Solo Pendientes / Con Diferencia para no dejar nada sin verificar.
  3. Cuando todo esté contado, pulsa Completar Conteo. Aparece la confirmación: "Una vez completado, no podrá modificar las cantidades".
  4. El sistema te lleva al detalle para revisión y aprobación.

Detalle del conteo: revisar, aprobar y aplicar

  • Ruta: /inventario/conteos/{Id}

Elementos de la pantalla

  • Encabezado con folio, badge de estado y badge "Ajustes Aplicados" si corresponde.
  • Botones según el estado:
    • En Proceso: Continuar Conteo y Cancelar (modal con motivo obligatorio y advertencia de que es irreversible).
    • Completado: Aprobar (confirmación: deja el conteo listo para aplicar ajustes) y Cancelar.
    • Aprobado: Aplicar Ajustes (confirmación: "Se ajustarán N insumos con diferencias. Esta acción no se puede deshacer").
  • Información General: almacén, fecha, realizado por, concepto, aprobado por y fecha de aprobación (si aplica), fecha de creación y notas.
  • Resumen: total de insumos, insumos con diferencia y Valor Diferencia Total en $ (rojo faltante / verde sobrante).
  • Tres tarjetas de diferencias: Faltantes (unidades y valor, borde rojo), Sobrantes (borde verde) y Balance (borde azul, con signo).
  • Detalle del Conteo: filtro (Todos / Solo con diferencias / Solo faltantes / Solo sobrantes) y tabla con Código, Insumo, Unidad, Sistema, Físico, Diferencia (con signo y color), Costo Unit., Valor Dif. y Notas. Las filas rojas son faltantes; las verdes, sobrantes.

El ciclo completo, de principio a fin

  1. Crear el conteo (elige almacén y si incluyes todos los insumos o solo algunos).
  2. Capturar las cantidades físicas en la pantalla de conteo.
  3. Completar — cierra la captura; ya no se pueden modificar cantidades.
  4. Aprobar — un supervisor revisa las diferencias y las valida.
  5. Aplicar Ajustes — el sistema genera los movimientos de ajuste que corrigen el stock.

Aplicar Ajustes es irreversible

Al aplicar, se generan los movimientos de ajuste que corrigen el stock de todos los insumos con diferencia. No hay vuelta atrás: revisa las tarjetas de faltantes/sobrantes y el detalle antes de aplicar.

Separación de responsabilidades

La secuencia Completar → Aprobar → Aplicar existe para que una persona cuente y otra (el supervisor) valide antes de tocar el inventario. Es una buena práctica de control interno: respétala aunque tengas permisos para hacerlo todo tú.

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